Làm thế nào để quản lý tốt các lịch hẹn, các dịch vụ, bán hàng, thông tin của khách hàng … trong một doanh nghiệp? Hệ thống Booking có quan trọng đối với sự thành công và phát triển của doanh nghiệp không?
Nếu câu trả lời là có và các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa cân nhắc tới hệ thống booking, nghĩ rằng chi phí lớn, một hệ thống chưa cần thiết hay không phù hợp với mô hình kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, thì ITBee Solutions sẽ giúp các nhà doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của booking system để họ có một cái nhìn tổng thể khách quan và nghiêm túc.
1. Booking System là gì?
Booking system là hệ thống booking giúp doanh nghiệp kiểm tra và quản lý tốt lịch hẹn, các dịch vụ, doanh thu bán hàng của từng đơn vị, đại lý, chi nhánh … Đồng thời, booking system giúp doanh nghiệp quản lý thông tin và phản hồi đánh giá của khách hàng, thống kê các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, và hơn bao giờ hết, giúp tối ưu vận hành bằng cách tích hợp hệ thống quản lý của công ty một cách trọn vẹn trong thời gian ngắn nhất.
Các ngành, lĩnh vực hàng đầu ứng dụng booking system có lẽ nhiều nhất phải kể đến các loại hình kinh doanh cung cấp dịch vụ như: Làm đẹp (Spa, Salon, Nails), Y tế (chăm sóc sức khỏe), giáo dục, thể thao, khách sạn, du lịch, thuê xe, ăn uống, và bảo trì. Xây dựng booking system giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng doanh thu và tăng năng suất hiệu quả công việc thông qua tích hợp đăng ký đơn giản và sử dụng các ứng dụng lên lịch cuộc hẹn cũng như các tính năng hữu ích của chúng. Thêm vào đó, các khách hàng sẽ có những trải nghiệm tốt hơn bao gồm giúp họ dễ dàng thao tác đặt lịch, mua hàng hay sử dụng dịch vụ, bảo mật quyền riêng tư và tiết kiệm thời gian.
2. Tầm quan trọng của Booking System trong lĩnh vực kinh doanh các loại hình dịch vụ
Booking system cho phép các doanh nghiệp khi đã được đưa vào triển khai giúp tự động hóa các hoạt động, thu hút nhiều khách hàng hơn và giảm chi phí vận hành. Dưới đây là một số lý do cho thấy tầm quan trọng của booking system mà một doanh nghiệp nên chú trọng và đầu tư.
2.1. Trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng
Mọi khách hàng đều không muốn đang trải nghiệm một sản phẩm hay dịch vụ nào đó mà gặp phải gián đoạn, hoặc phải đợi nhiều ngày để nhận được phản hồi cho một cuộc trao đổi qua email hay điện thoại. Thay vì đó, các doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng chú trọng tới việc đạt được sự hài lòng của khách hàng bằng cách xây dựng hệ thống booking giúp họ dễ dàng tìm thấy các dịch vụ họ muốn và đặt trước theo cách đơn giản và thuận tiện nhất. Khách hàng có thể dễ dàng đặt trước trên bất kỳ thiết bị và nền tảng nào họ muốn, với bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Kết quả là, doanh nghiệp đảm bảo được sự hài lòng cho trải nghiệm khách hàng. Tất nhiên, khách hàng sẽ sẵn sàng quay trở lại sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp mà họ đã có một ấn tượng tốt đẹp về sự trải nghiệm khách hàng trong quá khứ.
2.2. Tiết kiệm thời gian
Hệ thống đặt chỗ giúp doanh nghiệp, cụ thể là các nhân viên của họ không cần phải giao tiếp với khách hàng qua điện thoại hoặc email. Ngay cả khi không có sự tham gia của họ, hệ thống booking vẫn có thể tạo, quản lý và tự động cập nhật các đăng ký của booking.
Hệ thống sẽ thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết từ khách hàng để hoàn tất việc đặt chỗ. Thông tin cho biết có thể bao gồm một khoản đặt cọc hoặc thanh toán đầy đủ. Hệ thống sẽ cập nhật tình trạng lịch trống của doanh nghiệp sau khi khách hàng đặt lịch hẹn. Vì điều này, các doanh nghiệp có thể tránh xảy ra nhiều đăng ký cùng một lúc và khó kiểm soát.
Sau đó, hệ thống đặt chỗ sẽ tự động liên lạc qua tin nhắn hoặc email để khách hàng xác nhận đặt chỗ. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm những lần vắng mặt gây phiền nhiễu. Ngoài ra, bằng cách cho phép khách hàng của doanh nghiệp lên lịch các cuộc hẹn một cách thuận tiện, họ cho phép khách hàng của họ lên lịch các cuộc hẹn với hệ thống booking. Hệ thống này cũng sẽ giúp hợp lý hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp và cuối cùng là tăng doanh thu.
2.3. Tối ưu chi phí vận hành
Quá trình nhận và quản lý bookings, lịch, tài nguyên và các cuộc hẹn là cần thiết nhưng có thể gây hao tổn lớn về thời gian và chi phí vận hành. Điều này chủ yếu là do các doanh nghiệp, tổ chức đang bám vào các phương pháp truyền thống; tương đương với rất nhiều quản trị viên thủ công. Thực tế thấy rằng thời gian quản lý yêu cầu qua điện thoại, phản hồi email, ghi thông tin đăng ký vào sổ hoặc bất kỳ quy trình đăng ký thủ công nào các doanh nghiệp cần có như bằng excel, hay thời gian soạn email để xác nhận đăng ký, nhận thanh toán, các cuộc gọi nhắc nhở, và biên soạn bảng tính cho sổ đăng ký đặt chỗ, danh sách khách hàng, v.v…
Trong khi đó, nắm bắt xu hướng thời kỳ công nghệ số, các doanh nghiệp bây giờ có thể gom hết tất các những thao tác thủ công này chỉ bằng một bước đơn giản, đưa vào một hệ thống booking để quản lý hết mọi công việc. Như vậy, có thể thấy hệ thống booking sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí vận hành bao gồm con người, máy móc, thiết bị … một cách tối ưu nhất.
2.4. Tích hợp thanh toán trực tuyến
Điều quan trọng cuối cùng để các doanh nghiệp thấy rằng hệ thống booking rất cần thiết. Các doanh nghiệp có thể cho phép khách hàng thanh toán trước hoặc đặt cọc để hoàn tất việc đặt chỗ của họ.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tích hợp hệ thống đặt chỗ với công cụ thanh toán để cung cấp cho khách hàng trải nghiệm thuận tiện nhất có thể.
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đem về lợi nhuận sớm và giảm số lần hủy hay mất các đơn đặt. Đừng quên rằng một hệ thống booking cũng giúp khách hàng sử dụng dịch vụ hay mua hàng một cách dễ dàng và linh hoạt.
3. Tính ứng dụng của Booking System trong lĩnh vực kinh doanh các loại hình dịch vụ
3.1. Quản lý bảng giá dễ dàng hơn
Khi ứng dụng hệ thống booking vào trong doanh nghiệp, họ có thể chủ động trong việc điều chỉnh bảng giá bất kỳ lúc nào mà họ muốn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc thiết lập các chương trình khuyến mãi, ưu đãi theo mùa, theo từng thời điểm khác nhau hay những dịp đặc biệt của công ty.
Chủ động trong bảng giá sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng khách hàng tiềm năng lớn hơn rất nhiều. Theo đó, doanh thu đem lại cho doanh nghiệp qua hệ thống booking cũng sẽ đạt được con số kỳ vọng. Kết quả, doanh nghiệp có khả năng xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn tiếp theo dựa theo những con số trước đó.
3.2. Hệ thống quản lý đơn giản mà hiệu quả
Tất cả các khách hàng đều hướng tới một trải nghiệm dễ sử dụng, ngắn gọn và giao diện đẹp mắt. Vì những lý do này nên hệ thống booking đang ngày càng được ưa chuộng ở các doanh nghiệp bởi sự quản lý thông minh, đơn giản mang đến cho người dùng một trải nghiệm tuyệt vời nhất. Người dùng sẽ chủ động trong việc đặt lịch, mua hàng, xem giá và chủ động hơn trong việc thanh toán.
Hệ thống booking sẽ tự động lưu lại những thông tin cần thiết của khách hàng khi họ thực hiện các bookings theo một thời gian cụ thể. Mọi thông tin trên hệ thống sẽ được tự động cập nhật một cách nhanh chóng để không chỉ nhân viên nội bộ trong công ty mà cả những khách hàng tương lai khác có thể nắm.
3.3. Lưu trữ giao dịch của khách hàng tinh gọn
Hệ thống booking sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ các giao dịch cũng như thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và tinh gọn. Việc lưu trữ thông tin sẽ giúp nhân viên trong công ty có thể quản lý booking một cách dễ dàng và nhất quán. Mọi bộ phận đều có thể nắm được tình hình booking qua hệ thống và làm tránh những xung đột xảy ra trong quá trình hoạt động.
Chắc chắn một điều rằng ứng dụng cũng đảm bảo được sự bảo mật thông tin của khách hàng khi họ booking. Vì vậy, người dùng hoàn toàn yên tâm về vấn đề này khi thấy các doanh nghiệp đang ứng dụng booking system vào trong điều hành.
4. Bí quyết giúp tăng doanh thu với Booking System
4.1. Cung cấp mức giá cạnh tranh nhất
Việc nghiên cứu giá của các đối thủ cạnh tranh là điều hết sức cần thiết đối với những loại hình kinh doanh dịch vụ bởi các doanh nghiệp họ luôn cố gắng mang tới một mức giá thấp nhất có thể để thu hút khách hàng về phía họ. Nếu doanh nghiệp đưa ra một mức giá cao hơn các đối thủ thì chắc chắn rằng họ đang đẩy khách hàng của họ cho đối thủ khác, đồng nghĩa với sự đánh mất khách hàng tiềm năng và doanh thu cũng sẽ giảm đi.
Vì vậy, các doanh nghiệp, dù có ứng dụng hệ thống booking vào trong quản lý, cũng nên xem xét xây dựng mức giá sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng cũng như tạo ra các chương trình khuyến mãi, ưu đãi hấp dẫn, tặng quà nhân các dịp đặc biệt trên hệ thống bán hàng.
4.2. Khuyến khích khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ qua hệ thống booking
Khi khách hàng hoàn thành một đơn hàng hay sử dụng xong một dịch vụ, các doanh nghiệp có thể gửi tặng họ những món quà nhỏ hay voucher giảm giá cho lần sử dụng tiếp theo để cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ, mua hàng qua hệ thống booking của doanh nghiệp. Điều này khiến khách hàng có cảm giác được nhận nhiều hơn và họ sẽ không ngần ngại quay lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ qua hệ thống booking trong những lần ghé thăm tiếp theo.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nên thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi, khuyến mãi cũng như chính sách tri ân khách hàng, chính sách đổi trả nhằm tạo cảm giác thân thiện hơn với họ. Song song đó, cung cấp thêm các dịch vụ đi kèm: chăm sóc khách hàng, tư vấn 24/7, tặng quà nhân dịp ngày sinh nhật của khách hàng hay các ngày đặc biệt của công ty, …, khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm và thích thú khi sử dụng một dịch vụ đầy đủ từ việc đặt trực tuyến trên hệ thống (hệ thống booking).
4.3. Kích thích khách booking sớm trên hệ thống
Việc kích thích khách hàng booking sớm trên hệ thống đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo nguồn doanh thu mới cho doanh nghiệp. Thông qua hệ thống booking, các doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều chương trình ưu đãi cho khách hàng như tung ra ngày sale cụ thể kèm thông tin voucher giảm giá hay tặng kèm thêm những phần quà hấp dẫn; hoặc khuyến khích khách hàng booking trước 1 tháng sẽ được giảm giá 30%, trước 15 ngày sẽ được giảm giá 15%, và gửi tặng voucher giảm giá cho những khách hàng đặt vào giờ chót để thu hút booking cuối ngày, cuối tuần, trong tháng.
4.4. Sử dụng thư điện tử
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, thư điện tử (email marketing) là một trong những chiến lược marketing số cần phải có trong doanh nghiệp. Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm, hài lòng và vui vẻ với chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp khi doanh nghiệp gửi email, thông tin mã code khuyến mại, hay những lời chúc nhân các dịp đặc biệt trong năm và nhân ngày sinh nhật của khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lượng khách hàng trung thành cũng như duy trì tăng doanh thu hàng năm.
Kết luận, thay vì quản lý doanh nghiệp với phương thức truyền thống, việc áp dụng công nghệ đặc biệt trong quản lý kinh doanh qua hệ thống booking sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh và vận hành một cách dễ dàng và hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết trên đây giúp ích các chủ doanh nghiệp giải đáp được những câu hỏi liên quan tới Booking system (hệ thống Booking): Booking system là gì? Tầm quan trọng của Booking system? Ứng dụng Booking system như thế nào trong doanh nghiệp? Những bí quyết nào có thể giúp doanh nghiệp tăng doanh thu qua Booking system? Để hiểu hơn về hệ thống Booking mà ITBee đang đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp, xin vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hotline: (+84) 948 810 812
Email: info@itbeesolutions.com
Website: https://itbeesolutions.vn/
Địa chỉ: 21 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
