Quản lý CTV, Đại lý nhiều cấp thủ công bằng excel liệu có hiệu quả?

Hiện tại trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang lựa chọn Excel để phục vụ cho tất cả mục đích từ kinh doanh, bán hàng, đến quản lý công việc, quản lý đội ngũ nhân sự, bởi tính linh hoạt và nhiều tiện ích. Excel được xem là giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp nhưng liệu định hướng sử dụng file Excel cho hoạt động quản lý nhà phân phối, đại lý, cộng tác viên lâu dài liệu có phải là cách làm tối ưu nhất cho doanh nghiệp hiện nay hay không? Chúng ta sẽ cùng nhau phân tích qua bài viết sau nhé!

Đánh giá ưu, nhược điểm của quản lý mạng lưới bán hàng bằng excel

Ưu điểm

– Miễn phí: Hiển nhiên đây là lý do hàng đầu. Với một công cụ phổ biến như hiện nay tại Việt Nam, người dùng gần như không phải bỏ ra khoản chi phí sử dụng và sở hữu phần mềm này. Phù hợp với các công ty quy mô nhỏ muốn tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Sử dụng các tính năng cơ bản nhập/lưu trữ để nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay đổi đơn giản.

– Dễ dàng đối chiếu và so sánh với tệp dữ liệu không quá lớn.

– Lưu trữ thông tin đại lý, cộng tác viên và khách hàng tiện lợi theo các mẫu được thiết lập sẵn

Bên cạnh đó, việc quản lý cộng tác viên, đại lý, affiliate và thành viên bằng excel cũng tồn tại những hạn chế nhất định.

Nhược điểm

• Khả năng quản trị thấp

Vì dữ liệu không đồng bộ, Excel chỉ có thể sử dụng hiệu quả trên máy tính và hệ thống offline, do đó không đồng bộ giữa các bộ phận và từng thành viên. Khi sử dụng excel, việc liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau khiến cho người thực hiện khó quản lý và theo dõi công việc chưa hoàn toàn được tối ưu, thậm chí rất mất thời gian.

Mỗi nhà phân phối, đại lý đều có những file excel quản lý những thông tin riêng và không kiểm tra chéo được với nhau dẫn đến việc thông tin không được cập nhật nhanh chóng và thống nhất với nhau, dẫn đến sai sót. 

Chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nắm bắt tình hình chung của toàn bộ kênh phân phối, ảnh hưởng tới hướng phát triển của doanh nghiệp.

• Thông tin khách hàng dễ bị mất/thất lạc/ đánh cắp và dễ trùng lặp 

File excel có tính bảo mật thấp, do vậy dữ liệu về thông tin cá nhân, thông tin khách hàng của doanh nghiệp rất dễ bị đánh cắp.

Khi sử dụng excel, việc liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau khiến cho người thực hiện khó quản lý và theo dõi công việc chưa hoàn toàn được tối ưu, thậm chí rất mất thời gian.

Trong trường hợp có nhiều người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến, nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file excel, vì thế việc quản lý mạng lưới đội ngũ bán hàng bằng excel là rất khó khăn.

• Dễ xảy ra sai sót

Tất cả các thao tác trên biểu mẫu excel đều hoàn toàn thủ công, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… Điều này dẫn đến rủi ro nếu sai sót là cực kỳ lớn. Chưa kể cùng một khoảng thời gian, nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file excel sẽ gây ra ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.

• Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Sức chứa dữ liệu của excel là tương đối lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp ngày một phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng excel thôi là không thể đáp ứng được.

Đi cùng sự tiến bộ của công nghệ thì công cụ này không còn là lựa chọn duy nhất. Rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn thay thế excel bằng một công cụ hiện đại hơn, một phần mềm quản lý tự động hóa để tối ưu hóa việc quản lý, giúp tiết kiệm lên tới 50% thời gian và 30% chi phí nguồn nhân lực so với phương pháp thủ công hiện tại.

Xem thêm: Bí quyết mở rộng hệ thống CTV bán hàng

Sử dụng File excel quản lý cộng tác viên, đại lý và bán hàng liệu đã là giải pháp tối ưu nhất?

Việc dùng Excel để quản lý hệ thống bán hàng, đại lý, cộng tác viên được xem như giải pháp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp ngắn hạn đối với các công ty SMEs, các công ty vừa mới đưa vào hoạt động chưa có nhiều cấp bậc thành viên. 

Nhưng ngày nay, khi công nghệ đang phát triển đã kéo theo sự ra đời của những phần mềm với nhiều tính năng tự động hóa, khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, tích hợp, đồng bộ hóa về nhiều mặt đã khiến việc dùng file excel quản lý doanh nghiệp trở nên lạc hậu, kém hiệu quả và có những bất cập, tốn nhiều thời gian cho việc quản lý, dễ bị sai sót thông tin khi nhập liệu thủ công một khối lượng lớn dữ liệu, dẫn đến việc quản lý không còn hiệu quả. 

Xem thêm: 5 mẹo giữ chân đại lý, CTV thành công

Giải pháp tối ưu giúp tự động hóa quản lý hệ thống bán hàng

Để quản lý mạng lưới bán hàng một cách tự động hóa và hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên sở hữu cho mình App quản lý hệ thống nhà phân phối, đại lý, cộng tác viên và bán hàng

Với App Bee Affiliate, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý hàng ngàn cộng tác viên chỉ với 1-2 nhân sự
• Tự động hóa việc tính doanh thu và hoa hồng cho từng cấp đại lý, cộng tác viên, affiliate, tiết kiệm thời gian, và nhân sự trong việc quản lý và tính toán hoa hồng, tự động hóa quy trình với App quản lý cộng tác viên.
• Thông tin bảo mật và được lưu trữ đồng bộ trên cùng 1 hệ thống
• Tính năng mã giới thiệu giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới bán hàng, biến khách hàng thành cộng tác viên dễ dàng
• Quản lý dòng tiền, lịch sử giao dịch rõ ràng, minh bạch với tính năng ví điện tử nội bộ, tránh những sai sót từ excel trong việc thống kê giao dịch, trả thưởng cộng tác viên
• Tính năng đào tạo e-learning giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ bán hàng tuyệt đỉnh qua các khóa học đào tạo online, tài liệu video và hình ảnh

Khác với cách quản lý bằng thủ công sổ sách, excel thông thường, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư một khoản chi phí để sử dụng phần mềm trong quản lý. Tuy nhiên, so với những lợi ích mà nó mang lại, đây sẽ là khoản đầu tư có lãi và hiệu quả lâu dài về sau.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn chi tiết: 035.046.8969